Trong công việc của dân văn phòng, kế toán thường phải làm việc trên các files excel được trích xuất ra từ phần mềm quản lý như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán ... Tuy nhiên các files này dữ liệu lại "dính" chung với nhau được ngăn cách bởi các dấu "/". "*", "-", ":" ... việc cần làm là phải tách riêng dữ liệu trước khi xử lý, lập các báo cáo phân tích số liệu.
Có nhiều cách tách dữ liệu ra trước và sau các dấu "/". "*", "-", ":" ... như sử dụng công thức kết hợp các hàm tích hợp trong excel để tách chúng. Việc sử dụng hàm nâng cao trong excel để xử lý dữ liệu không phải ai cũng làm được bởi tính phức tạp của nó. May mắn thay, excel đã tích hợp sẳn tính năng tách dữ liệu rất nhanh và cực kỳ đơn giản, đó là tính năng Text to Columns.
Tính năng Text to Columns là một ứng dụng hay của Excel ẩn trong tab Data chuyên tách các dữ liệu thành cột riêng được chỉ định cụ thể.
Tính năng Text to Columns là một ứng dụng hay của Excel ẩn trong tab Data chuyên tách các dữ liệu thành cột riêng được chỉ định cụ thể.
Trong ví dụ minh họa bên dưới, chúng ta cần tách số liệu (ngăn cách bởi dẫu "-") sang cột riêng, ngày tháng sang cột riêng.
Đầu tiên, bạn chọn vùng dữ liệu cần xử lý, đồng thời click chuột chọn Tab Data → Text to Columns, xuất hiệu hộp thoại sau:
Tiếp theo, các bạn chọn Dellimited rồi click Next để chuyển sang bước kế tiếp:
Ở hình trên, các bạn nhấp chọn dấu kiểm mục Other và nhập vào ô vuông dấu "-", xong nhấp Next → Finish để xem kết quả:
Nếu thao tác dúng, chúng ta sẽ được kết quả như hình bên dưới: Tách dữ liệu số và ngày tháng ra 2 cột E và F.
Lưu ý:
Việc tách dữ liệu trước và sau dấu "," bạn nhấp chọn hộp Comma, tách dữ liệu giữa các khoản trắng bạn chọn hộp Space như hình trên.
Ngoài ra, tách dữ liệu trước và sau dấu bất kỳ ("/". "*", "-", ":" ...), bạn nhấp chọn mục Other rồi nhập vào ô vuông dấu mà mình muốn tách chúng.
Hy vọng với thủ thuật đơn giản trên sẽ hữu ích cho các bạn trong công việc khi phải xử lý một file excel với các tình huống, trường hợp tương tự.
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng