Quy trình luân chuyển chứng từ là một khâu cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kiểm tra quá trình công việc kinh doanh cũng như kiểm soát tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách chặt chẻ.
Quy trình luân chuyển chứng từ là gì?
Luân chuyển chứng từ là một quá trình vận động liên tục của chứng từ, kể từ lúc lập chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến kết thúc nghiệp vụ phát sinh và đưa chứng từ vào khâu lưu trữ, bảo quản.
Việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh, tránh, giảm thiểu những tổn thất về tài chính.
Quy trình luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải thiết lập các mối liên hệ giữa các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp: thống nhất về biểu mẫu, thời gian cung cấp thông tin, phản hồi ... phải được thực hiện một cách nghiêm túc, bình đẳng của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.
Một số quy định về luân chuyển chứng từ:
Mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ, phản ánh đúng, kịp thời, đầy đủ các nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung của chứng từ theo đúng Chế độ kế toán hiện hành.
Đối với hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc, chứng từ gốc (hóa đơn, cước phí, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ...) phải thực hiện theo đúng quy định về biểu mẫu hóa đơn, chứng từ của Nhà nước.
Đối với chứng từ mang tính hướng dẫn, Thông tư 200/2014/TT-BTC cho phép doanh nghiệp được tự thiết kế phù hợp với doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải xây dụng các biêu mẫu thống nhất (phiếu nhập kho, xuát kho, giấy đề nghị tạm ứng ...) để sử dụng giữa các phòng ban trong nội bộ.
Các chứng từ được lập phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu (ngày tháng lập, số chứng từ, nội dung, số tiền ...) có đầy đủ chữ ký của người được phép phê duyệt và các người có lợi ích, nghĩa vụ liên quan. Chữ viết trên chứng từ phải ghi rõ ràng, không được sửa chữa, tẩy xóa.
Chứng từ kế toán phải được kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp trước khi ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán, chứng từ gốc phải được chuyển về phòng kế toán và do bộ phận kế toán có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản.
Không được ký trên chứng từ khi chứng từ chưa ghi nội dung.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán (mẫu tham khảo):
Download mẫu biểu chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng