Hóa đơn tiền điện, nước chủ nhà đứng tên có được tính vào chi phí hợp lý?

Ketoan.biz 25.8.16   Chia sẻ-Trao đổi   Công việc kế toán-thuế

Ketoan.biz

Nhiều doanh nghiệp khi thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, nhà xưởng do sơ suất vẫn để các hóa đơn tiền, điện nước, internet ... cho chủ nhà đứng tên, dẫn đến các khoản phí này có thể bị loại trừ ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Vấn đề chúng ta đang cần giải quyết là các hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà có được đưa vào chi phí hợp lý không? có được khấu trừ thuế GTGT không? và nếu được thuế công nhận chi phí hợp lý thì cần có những giấy tờ gì?

Về thuế thu nhập doanh nghiệp:

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC), tại khoản 2.15 có quy định:

"2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh".

Như vậy, hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà, để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thì phải có các giấy tờ, chứng từ sau:

- Hợp đồng thuê nhà (nên ghi bổ sung như bên đi thuê tự thanh toán tiền điện, nước hoặc ghi rõ giá điện, nước nếu chủ nhà thanh toán).

- Hóa đơn tiền điện, nước (bản gốc).

- Chứng từ thanh toán (phiếu chi nếu chủ nhà trả tiền điện, nước bán lại cho doanh nghiệp).

- Phần thanh toán chứng minh lượng điện, nước tiêu thụ (trường hợp chủ nhà và doanh nghiệp cùng dùng chung điện, nước).

Về thuế giá trị gia tăng:

Theo Khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào:

“15. Doanh nghiệp không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:

- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;

- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua”.

Như vậy, hóa đơn tiền điện, nước không mang tên doanh nghiệp mà mang tên chủ nhà thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào do hóa đơn không ghi mã số thuế của doanh nghiệp; phần thuế GTGT không được khấu trừ được đưa vào chi phí nếu doanh nghiệp đảm bảo được các điều kiện trên.

Vậy nên, để bảo đảm quyền lợi của mình khi thuê nhà, doanh nghiệp (kế toán) nên rà soát lại các hợp đồng và khẩn trương làm thủ tục sang tên doanh nghiệp trên các hóa đơn tiền điện, nước ... Thủ tục sang tên rất đơn giản: Hợp đồng thuê nhà + Giấy phép kinh doanh nộp tại đơn vị cung cấp điện, nước trực tiếp.

Ketoan.biz

Bài viết liên quan