Remove Duplicates là một công cụ khá mạnh, lượt bỏ các giá trị trùng lặp để lọc ra một báo cáo hoàn chỉnh, nhanh chóng.
Trong các bài trước chúng tôi đã có dịp giới thiệu với các bạn một số công cụ hay tích hợp trong Excel như Text to Columns, Data Validation, hay Consolidate. Hôm nay chúng ta sẽ làm quen với một công cụ khác, đó là Remove Duplicates.
Remove Duplicates là một công cụ khá mạnh được tích hợp trong menu Data của excel, nó sẽ lượt bỏ các giá trị trùng lặp để lọc ra một báo cáo hoàn chỉnh theo các trường được chỉ định chỉ với vài thao tác nhấp chuột.
Trong công việc dân kế toán, văn phòng, Remove Duplicates thường được dùng để kiểm tra các mã hàng hay đơn giản là trích ra một bộ mã để dùng làm một báo cáo khác ... bởi lượt bỏ thủ công không khả thi khi đó là vùng dữ liệu lớn.
Trong bảng tổng hợp bán hàng sau, nếu để ý các bạn sẽ thấy nhiều tên sẩn phẩm được lập đi lập lại nhiều lần và chúng ta sẽ dùng công cụ Remove Duplicates để lọc ra một bảng "Tên sản phẩm" và "Mã hàng" hoàn chỉnh, loại bỏ trùng lắp.
Do Remove Duplicate thao tác trên chính vùng dữ liệu được lựa chọn nên tốt nhất trước khi thực hiện thanh lọc, chúng ta nên copy vùng chọn sang một vị trí khác để tránh ảnh hưởng dữ liệu gốc.
Lưu ý, có thể copy cả tiêu đề tên sản phẩm và mã hàng bởi excel cũng hiểu đâu là tiêu đề, đâu là data để thao tác.
Tiếp theo, chon vùng dữ liệu cần bóc tách, nhấp chuột vào Menu Data > Remove Duplicate.
Hộp thoại Remove Duplicate xuất hiện:
Đảm bảo dấu kiểm được chọn của tên sản phẩm và mã hàng trong phần Columns. Ngoài ra, nếu bạn bỏ chọn My data has headers thì excel sẽ bỏ qua dòng tiêu đề.
Xong, nhấp OK để xem kết quả:
Excel sẽ trích xuất ra một báo cáo hoàn chỉnh kèm một thông báo kết quả xử lý: các giá trị trùng lập đã được lượt bỏ.
Để kiểm tra sai mã hay trùng mã hàng, chúng ta highlight bằng cách chọn vùng dữ liệu, nhấp chuột vào menu Home ⇒ Conditional Formatting ⇒ Highlight Cells Rules ⇒ Duplicate Values, kết quả như sau:
Trong bảng trên chúng ta dễ dàng nhận ra tên sản phẩm "Sách toán lớp 1" có 2 mã hàng khác nhau (0AS001 và 0AS004); "Giấy màu" và "Tập loại 2 trùng mã (0AT002) và một "Tập loại 2" viết sai chính tả (Tập lại 2) để từ đó có hướng xử lý.
Hy vọng với hướng dẫn về công cụ Remove Duplicate của excel sẽ giúp các bạn dễ dàng trích xuất ra một báo cáo hoàn chỉnh, nhanh chóng. Chúc các bạn thành công.
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng