Theo quy định mới tại Thông tư 96/2015/TT-BTC chi phí công tác phí của doanh nghiệp không còn bị khống chế mà chỉ cần có chứng từ hợp lệ, hợp pháp.
Công tác phí là khoản chi như tiền ăn, ở, tiếp khách, đi lại ... Bài viết chỉ đề cập đến tính hợp lệ, hợp lý chứng từ công tác phí ở các doanh nghiệp, đơn vị không sử dụng vốn của nhà nước. Công tác phí các đơn vị sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước, bạn đọc tham khảo Nghị định 40/2017/NĐ-BTC.
Quy trình công tác
Thường người lao động trước khi đi công tác phải có kế hoạch công tác, như: đi đến đâu, làm những gì, kết quả dự kiến thu được là gì ... và bản dự trù kinh phí trình cấp trên (Giám đốc) duyệt. Nếu kế hoạch công tác được duyệt, kèm quyết định cử đi công tác, người lao động mang giấy đề nghị tạm ứng (giám đốc đã ký) đến phòng kế toán để tạm ứng tiền đi công tác. Kế toán sau khi xem xét hồ sơ sẽ thực hiện thủ tục tạm ứng tiền công tác, đồng thời mở sổ theo dõi chi tiết số tiền tạm ứng này.
Khi kết thúc đợt công tác, người được cử đi công tác phải lập báo cáo công tác, thường bao gồm các nội dung: đã làm việc với ai, làm được những việc gì, những việc chưa làm được, hiệu quả thu được, các kiến nghị (nếu có) ... và bảng kê chi phí công tác trình Giám đốc duyệt. Sau khi Giám đốc duyệt về nội dung, người đi công tác sẽ đem bộ chứng từ đến phòng kế toán để làm thủ tục thanh quyết toán tiền tạm ứng công tác.
Kế toán căn cứ hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp các chứng từ gốc (hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ, nếu chưa đầy đủ) và đối chiếu các hồ sơ liên quan sẽ thanh toán tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán, lưu hồ sơ. Nếu tạm ứng thiếu thì chi bổ sung trả cho người đi công tác, tạm ứng thừa thì phải thu hồi tiền hoặc khấu trừ vào tiền lương của họ trong tháng đó.
Chứng từ công tác phí hợp lệ cần những gì?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến sản xuất, kinh doanh; có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (giá trị hóa đơn từ trên 20 triệu đồng) được xem là chi phí hợp lệ khi tính thuế doanh nghiệp.
Mặt khác, cũng tại mục 2.9 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về công tác phí của người lao động trong doanh nghiệp như sau:
"Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển”.
Như vậy, khoản chi công tác phí hợp lệ có thể tóm tắt như sau:
+ Chứng minh chi phí thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Quyết định cử đi công tác (Giấy điều động đi công tắc) do Giám đốc ký trong đó ghi rõ người được cử đi công tác, nội dung công tác, thời gian công tác, phương tiện đi công tác ...
- Giấy đi đường có xác nhận ngày đến, ngày đi (có dấu) của nơi đến công tác. Thường giấy đi đường áp dụng cho các đơn vị của Nhà nước, nhưng doanh nghiệp nên có để để giải trình với cơ quan thuế cũng như quản lý công việc.
- Các giấy tờ khác (nếu có): Giấy đề nghị của đối tác cần người hỗ trợ kỹ thuật, hợp đồng có điều khoản liên quan ...
+ Hóa đơn hợp lệ, hợp pháp:
- Hóa đơn như nhà nghỉ, khách sạn, tiếp khách ... phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và phải liên quan đến nơi được cử đi công tác (đi công tác tại Tp.HCM mà hóa đơn khách sạn ghi tại Hà Nội chắc chắn là không hợp lệ rồi).
- Ngày các chứng từ phải trùng khớp với thời gian được cử đi công tác. Kinh nghiệm cho thây những hóa đơn, chứng từ ghi ngày ngoài thời gian đi công tác được xem là bất hợp lệ, bị loại ra khỏ chi phí tính thuế.
- Các hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thỏa mãn điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của Luật thuế hiện hành.
+ Quy chế tài chính phải ghi cụ thể các điều kiện, mức hưởng:
- Quy chế phải có nội dung cho phép người lao động (người được cử đi công tác) được thanh toán tiền hàng, dịch vụ bằng thẻ cá nhân và thanh toán lại doanh nghiệp.
- Các khoản phụ cấp công tác phí như đi lại, ăn ở ... phải được ghi rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
* Nếu chứng từ đi công tác ở nước ngoài bằng tiếng nước ngoài thì nên có một bản dịch sang tiếng Việt kèm theo.
Do vậy, nếu chứng từ của đi công tác nếu đáp ứng các quy định của luật thuế hiện hành (như trình bày trên) thì doanh nghiệp được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Download bộ hồ sơ công tác phí:
- Quy chế công tác phí,
- Giấy đi đường,
- Quyết định cử đi công tác,
- Bảng thanh toán công tác phí.
+ Chứng minh chi phí thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Quyết định cử đi công tác (Giấy điều động đi công tắc) do Giám đốc ký trong đó ghi rõ người được cử đi công tác, nội dung công tác, thời gian công tác, phương tiện đi công tác ...
- Giấy đi đường có xác nhận ngày đến, ngày đi (có dấu) của nơi đến công tác. Thường giấy đi đường áp dụng cho các đơn vị của Nhà nước, nhưng doanh nghiệp nên có để để giải trình với cơ quan thuế cũng như quản lý công việc.
- Các giấy tờ khác (nếu có): Giấy đề nghị của đối tác cần người hỗ trợ kỹ thuật, hợp đồng có điều khoản liên quan ...
+ Hóa đơn hợp lệ, hợp pháp:
- Hóa đơn như nhà nghỉ, khách sạn, tiếp khách ... phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và phải liên quan đến nơi được cử đi công tác (đi công tác tại Tp.HCM mà hóa đơn khách sạn ghi tại Hà Nội chắc chắn là không hợp lệ rồi).
- Ngày các chứng từ phải trùng khớp với thời gian được cử đi công tác. Kinh nghiệm cho thây những hóa đơn, chứng từ ghi ngày ngoài thời gian đi công tác được xem là bất hợp lệ, bị loại ra khỏ chi phí tính thuế.
- Các hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thỏa mãn điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của Luật thuế hiện hành.
+ Quy chế tài chính phải ghi cụ thể các điều kiện, mức hưởng:
- Quy chế phải có nội dung cho phép người lao động (người được cử đi công tác) được thanh toán tiền hàng, dịch vụ bằng thẻ cá nhân và thanh toán lại doanh nghiệp.
- Các khoản phụ cấp công tác phí như đi lại, ăn ở ... phải được ghi rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
* Nếu chứng từ đi công tác ở nước ngoài bằng tiếng nước ngoài thì nên có một bản dịch sang tiếng Việt kèm theo.
Do vậy, nếu chứng từ của đi công tác nếu đáp ứng các quy định của luật thuế hiện hành (như trình bày trên) thì doanh nghiệp được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Download bộ hồ sơ công tác phí:
- Quy chế công tác phí,
- Giấy đi đường,
- Quyết định cử đi công tác,
- Bảng thanh toán công tác phí.
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng