Tạm ứng là một hoạt động rất phổ biến trong hoạt động sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi kế toán cần phải mở sổ theo dõi chặt chẻ.
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó của doanh nghiệp được giám đốc phê duyệt.
Thực tế, một số doanh nghiệp chưa coi trọng quy trình tạm ứng đúng mức. Có thể do áp lực tiến độ công việc, nể nang nên "du di" cho người tạm ứng khi họ không có chứng từ hoặc khai báo chậm trể ... dẫn đến việc quản lý các khoản tạm ứng khó khăn, mất kiểm soát, có thể gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Thực tế, một số doanh nghiệp chưa coi trọng quy trình tạm ứng đúng mức. Có thể do áp lực tiến độ công việc, nể nang nên "du di" cho người tạm ứng khi họ không có chứng từ hoặc khai báo chậm trể ... dẫn đến việc quản lý các khoản tạm ứng khó khăn, mất kiểm soát, có thể gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Để theo dõi và kiểm soát chặt chẻ các khoản tạm ứng này, kế toán cần phải mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng. Kế toán và người được tạm ứng cần tuân thủ các nguyên tắc chung sau:
1. Nguyên tắc kế toán tạm ứng
- Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
- Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
- Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có).
- Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận khoản tạm ứng kỳ của kỳ tiếp theo. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
2. Hình thức tạm ứng:
Tùy theo giá trị số tiền tạm ứng và tính chất công việc, kế toán có thể tạm ứng bằng tiền mặt hay chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người tạm ứng số tiền đã được duyệt.
Thông thường, những khoản chi dưới 20 triệu đồng được chi bằng tiền mặt; những khoản chi có giá trị từ trên 20 triệu đồng (như công tác phí, mua hàng hóa vật tư khối lượng lớn) được chuyển khoản vào thẻ cá nhân.
Quy chế tài chính, nội bộ của doanh nghiệp phải quy định có nội dung cho phép người lao động được thanh toán tiền hàng, dịch vụ bằng thẻ cá nhân và thanh toán lại doanh nghiệp để bảo đảm quy định hóa đơn trên 20 triệu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (theo mục 2.9 Thông tư 96/2015/TT-BTC).
3. Quy trình tạm ứng, hoàn ứng
Quy trình tạm ứng sau tham khảo đối với doanh nghiệp tư nhân (công ty TNHH, công ty cổ phần), không áp dụng với doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp (đơn vị sử dụng vốn từ ngân sách Nhà nước thường có quy trinh tạm ứng riêng của từng đơn vị).
+ Quy trình tạm ứng:
| Bước | Quy trình | Người thực hiện | Mô tả, biểu mẫu |
|---|---|---|---|
| 01 | Lập hồ sơ tạm ứng | Người tạm ứng | Giấy đề nghị tạm ứng Bản kế hoạch được duyệt, ... |
| 02 | Duyệt số tiền tạm ứng | Giám đốc | Kiểm tra, ký duyệt số tiền tạm ứng. |
| 03 | Tiếp nhận hồ sơ, làm thủ tục chi tiền | Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc |
Kiểm tra, đối chiếu các hồ sơ liên quan. Lập phiếu chi/ ủy nhiệm chi |
| 04 | Chi tiền | Người tạm ứng Thủ quỹ Kế toán |
Thủ quỹ chi tiền, ghi sổ Hoặc kế toán làm thủ tục chuyển khoản qua TK cá nhân. |
| 05 | Lưu hồ sơ | Kế toán | Mở sổ theo dõi (hồ sơ, chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký liên quan). |
+ Quy trình thanh toán tạm ứng:
| Bước | Quy trình | Người thực hiện | Mô tả, biểu mẫu |
|---|---|---|---|
| 01 | Báo cáo công việc Tập hợp chứng từ |
Người tạm ứng | Giấy đề thanh toán Bản báo cáo công việc, kèm các chứng từ gốc ... |
| 02 | Duyệt nội dung công việc | Giám đốc | Kiểm tra, đánh giá, duyệt nội dung công việc. |
| 03 | Tiếp nhận hồ sơ, làm thủ tục hoàn ứng | Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc |
Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp chứng từ, đối chiếu các hồ sơ liên quan. Lập phiếu chi nếu tạm ứng thiếu hoặc phiếu thu nếu tạm ứng thừa |
| 04 | Thanh toán | Người tạm ứng Thủ quỹ Kế toán |
Thủ quỹ chi hoặc thu tiền, ghi sổ Hoặc kế toán lập chứng từ khấu trừ lương tiền tạm ứng thừa |
| 05 | Lưu hồ sơ | Kế toán | Ghi nhận, hạch toán chi phí vào các tài khoản liên quan. |
4. Phương pháp kế toán tạm ứng tiền trong doanh nghiệp
Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Không hạch toán trực tiếp vào tài khoản này các khoản vay, mượn tiền, ứng lương của nhân viên,
a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 141 - Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,...
b) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, ...
Có TK 141 - Tạm ứng.
c) Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 141 - Tạm ứng.
d) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,...
Có TK 111 - Tiền mặt.
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng