Việc mất, hỏng hóa đơn sẽ gây ra nhiều hệ lụy cho các bên liên quan, doanh nghiệp sẽ bị phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là điều khó tránh khỏi.
Kế toán cần làm gì phát hiện hóa đơn bị mất?
Theo Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì việc xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn được quy định như sau:
“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.".
Mẫu BC21/AC ((mẫu số 3.8 Phụ lục 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC):
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------
........., ngày.........tháng.........năm 20......
BÁO CÁO MẤT, CHÁY, HỎNG HÓA ĐƠN
Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng hóa đơn:.....................................................................................................
Mã số thuế:..........................................................................................................................................................................
Địa chỉ:.................................................................................................................................................................................
Căn cứ Biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Hồi...... giờ........ ngày........tháng........năm........, (tổ chức, cá nhân) xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:
| STT | Tên loại hóa đơn | Mẫu số | Ký hiệu hóa đơn | Từ số | Đến số | Số lượng | Liên hóa đơn | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ đã sử dụng hoặc chưa sử dụng (đã phát hành hoặc chưa phát hành) | ||||||||
| Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ | ||||||||
Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn: ...........................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………...............................................................................................
Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Nơi nhận: NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
- Cơ quan thuế trực tiếp quản lý Ký đóng dấu và ghi rõ họ tên
- Cơ quan thuế trực tiếp quản lý Ký đóng dấu và ghi rõ họ tên
- Lưu.
Ai lập mẫu BC21/AC?
Trường hợp bên bán làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì bên bán phải lập mẫu BC21/AC báo cáo về cơ quan thuế là điều điều đương nhiên, không phải bàn cải. Nhưng nếu bên mua làm mất, cháy hỏng hóa đơn thì bên mua hay bên phát hành hóa đơn phải lập mẫu BC21/AC? hay bên nào làm mất thì bên đó phải lập?
Chúng ta biết rằng, khi bên mua nhận hàng hóa và hóa đơn từ bên bán thì quyền sở hữu hàng hóa (rủi ro, nếu có) đã được chuyển sang bên mua. Bên mua có trách nhiệm thanh toán (nếu có) và chịu trách nhiệm việc bảo quản hàng hóa, kể cả hóa đơn.
Theo đó, "Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế ..." quy định tại khoản 1, Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC trên được hiểu bên nào làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì bên đó có trách nhiệm phải lập mẫu BC21/AC.
Trường hợp bên thứ 3 làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì bên nào thuê bên thứ 3 sẽ là bên có trách nhiệm lập mẫu BC21/AC báo cáo về cơ quan thuế.
Như vậy, kê toán phát hiện mất, cháy, hỏng hóa thì cần có các chứng từ sau:
- Các bên liên quan (bên mua/ bên bán) lập biên bản ghi nhận rõ sự việc khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Lập, gửi mẫu BC21/AC về cơ quan thuế quản lý trực tiếp (bên nào làm mất, hỏng hóa đơn thì bên đó lập).
- Bên bán photo liên 1 kèm đóng dấu để bên mua làm căn cứ kê khai thuế (nếu mất liên 2 đã giao bên mua).
* Lưu ý: Nếu bị mất hóa đơn do sự kiên bất khả kháng (bị trộm, cướp ...) thì bên bị mất nên làm đơn cớ mất có xác nhận cơ quan công an địa phương (nơi bị mất) để cơ quan thuế xem xét không phạt tiền.
Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng bị phạt bao nhiêu tiền?
Việc bị mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng tùy theo mức độ vi phạm, các bên liên quan đều bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, từ phạt cảnh cáo đến bị phạt tiền.
Theo Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC) quy định về xử phạt vi phạm hành chính về các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, như sau:
“1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”.
* Theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/05/2018) quy định hình thức xử phạt trong lĩnh vực kế toán, thì hành vi làm hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng - 10.000.000 đồng.
* Theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/05/2018) quy định hình thức xử phạt trong lĩnh vực kế toán, thì hành vi làm hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng - 10.000.000 đồng.
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng