Đặt cọc và tạm ứng tiền hàng có gì khác nhau? Tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không? Hạch toán tiền đặt cọc, tài sản đặt cọc theo 3 Chế độ kế toán hiện nay như thế nào? ... là những băn khoăn của không ít kế toán.
Đặt cọc là gì? vi phạm hợp đồng thì tài sản đặt cọc xử lý thế nào?
Theo Điều 328 Bộ luật dân sự 2015 thì đặt cọc được hiểu như sau:
"1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.".
Như vậy, tài sản đặt cọc nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng, khác với khoản trả trước, ứng trước được trừ vào tiền mua hàng. "Trả trước" mang tính tự nguyện của bên mua hàng, nếu bên bán không có hàng hóa xuất bán buộc phải trả lại tiền; "Đặt cọc" có tính ràng buộc đôi bên, bên nào vi phạm hợp đồng sẽ bị mất tài sản đặt cọc hoặc bồi thường giá trị tương ứng, chỉ được trả lại tài sản đặt cọc khi hoàn tất hợp đồng.
Vi phạm hợp đồng, tiền đặt cọc có được ghi nhận chi phí hợp lý?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC), thì chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
“2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật”.
Do vậy, tổn thất do mất tiền đặt cọc khi doanh nghiệp từ chối giao kết hợp đồng là một khoản bị phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp không phải là khoản phạt vi phạm hành chính, nên đó là chi phí hợp lý. Đương nhiên, khoản tiền đặt cọc nhận được khi bên kia vi phạm hợp đồng phải ghi nhận vào thu nhập của doanh nghiệp.
Tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn?
Theo Khoản 1, Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT:
"Tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác.
Cơ sở kinh doanh khi nhận khoản tiền thu về bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ nhận được, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì lập chứng từ thu theo quy định. Đối với cơ sở kinh doanh chi tiền, căn cứ mục đích chi để lập chứng từ chi tiền.
Trường hợp bồi thường bằng hàng hóa, dịch vụ, cơ sở bồi thường phải lập hóa đơn và kê khai, tính, nộp thuế GTGT như đối với bán hàng hóa, dịch vụ; cơ sở nhận bồi thường kê khai, khấu trừ theo quy định.
Trường hợp cơ sở kinh doanh nhận tiền của tổ chức, cá nhân để thực hiện dịch vụ cho tổ chức, cá nhân như sửa chữa, bảo hành, khuyến mại, quảng cáo thì phải kê khai, nộp thuế theo quy định".
Mặt khác, Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính trả lời doanh nghiệp về vấn đề đưa, nhận tiền đặt cọc như sau:
"... nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này."
Như vậy, doanh nghiệp đưa tài sản đặt cọc cho bên kia để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải xuất hóa đơn (chỉ lập chứng từ chi tiền hay giao nhận). Trường hợp giao kết hợp đồng bị từ chối, bên mất tài sản đặt cọc không phải xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc bằng tiền; phải xuất hóa đơn nếu tài sản là hàng hóa, hiện vật.
Tóm lại, tài sản đặt cọc cần lưu ý các vấn đề sau:
Hướng dẫn hạch toán giao, nhận tài sản đặt cọc
Sau đây là một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tài sản đặt cọc được ghi nhận, tổng hợp theo 3 Chế độ kế toán: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành bởi Thông tư 200/2014/TT-BTC, Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC và Chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ ban hành bởi Thông tư 132/2018/TT-BTC.
+ Đối với Bên đưa tài sản đặt cọc:
- Khi đưa tài sản đặt cọc, kế toán ghi nhận bút toán sau:
Nợ TK 244 (nếu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 1386 (nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nợ TK 1318- Các khoản nợ phải thu khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
Có TK 111, 112, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Có TK 111, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Khi kết thúc hợp đồng, có thể nhận lại tài sản đặt cọc hoặc dùng tài sản đặt cọc thanh toán bên bán- bên nhận tài sản đặt cọc (nếu tài sản đặt cọc bằng hàng hóa thì phải xuất hóa đơn), kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 111, 3318, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
Có TK 244 (nếu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Có TK 1386 (nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 1318- Các khoản nợ phải thu khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Trường hợp bên đưa tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Kế toán ghi nhận bút toán sau:
Nợ TK 641, 642, ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 91122- Chi phí khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).
Có TK 1318- Các khoản nợ phải thu khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Trường hợp bên nhận tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, ngoài bút toán nhận lại tài sản đặt cọc như trên, bên đưa tài sản đặt cọc còn được thêm khoản tiền bồi thường tương ứng giá trị tài sản đặt cọc từ bên nhận tài sản đăt cọc theo quy định của pháp luật nếu không có thỏa thuận khác:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711 (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
+ Đối với Bên nhận tài sản đặt cọc:
- Khi nhận tài sản đặt cọc, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 111, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 3318 - Các khoản nợ phải trả khác (Nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
- Khi kết thúc hợp đồng có thể trả lại tài sản đặt cọc hoặc dùng tài sản đặt cọc cấn trừ công nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Nợ TK 3318 - Các khoản nợ phải trả khác (Nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 111, 112, 131, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Có TK 111, 1311, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Trường hợp bên nhận tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, ngoài bút toán trả lại tài sản đặt cọc như trên, kế toán còn phải ghi nhận một khoản tiền bồi thường tương ứng giá trị tài sản đặt cọc, kế toán ghi:
Nợ TK 641, 642, ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 91122- Chi phí khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 111, 112.
- Trường hợp bên đưa tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, tài sản đặt cọc sẽ thuộc về bên nhận tài sản đặt cọc, kế toán ghi nhận bút toán sau:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Nợ TK 3318 - Các khoản nợ phải trả khác (Nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 711 (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Có TK 91118- Thu nhập khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
Lưu ý: Nếu tài sản đặt cọc là vật tư, hàng hóa thì các trường hợp dùng tài sản đặt cọc để bù trừ công nợ, bên đưa tài sản vi phạm hợp đồng (mất cọc) tùy theo cách xuất hóa đơn của bên đưa tài sản đặt cọc mà kế toán còn phải ghi nhận thêm thuế GTGT (nếu có).
2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.".
Như vậy, tài sản đặt cọc nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng, khác với khoản trả trước, ứng trước được trừ vào tiền mua hàng. "Trả trước" mang tính tự nguyện của bên mua hàng, nếu bên bán không có hàng hóa xuất bán buộc phải trả lại tiền; "Đặt cọc" có tính ràng buộc đôi bên, bên nào vi phạm hợp đồng sẽ bị mất tài sản đặt cọc hoặc bồi thường giá trị tương ứng, chỉ được trả lại tài sản đặt cọc khi hoàn tất hợp đồng.
Vi phạm hợp đồng, tiền đặt cọc có được ghi nhận chi phí hợp lý?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC), thì chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
“2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật”.
Do vậy, tổn thất do mất tiền đặt cọc khi doanh nghiệp từ chối giao kết hợp đồng là một khoản bị phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp không phải là khoản phạt vi phạm hành chính, nên đó là chi phí hợp lý. Đương nhiên, khoản tiền đặt cọc nhận được khi bên kia vi phạm hợp đồng phải ghi nhận vào thu nhập của doanh nghiệp.
Tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn?
Theo Khoản 1, Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT:
"Tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác.
Cơ sở kinh doanh khi nhận khoản tiền thu về bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ nhận được, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì lập chứng từ thu theo quy định. Đối với cơ sở kinh doanh chi tiền, căn cứ mục đích chi để lập chứng từ chi tiền.
Trường hợp bồi thường bằng hàng hóa, dịch vụ, cơ sở bồi thường phải lập hóa đơn và kê khai, tính, nộp thuế GTGT như đối với bán hàng hóa, dịch vụ; cơ sở nhận bồi thường kê khai, khấu trừ theo quy định.
Trường hợp cơ sở kinh doanh nhận tiền của tổ chức, cá nhân để thực hiện dịch vụ cho tổ chức, cá nhân như sửa chữa, bảo hành, khuyến mại, quảng cáo thì phải kê khai, nộp thuế theo quy định".
Mặt khác, Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính trả lời doanh nghiệp về vấn đề đưa, nhận tiền đặt cọc như sau:
"... nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này."
Như vậy, doanh nghiệp đưa tài sản đặt cọc cho bên kia để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải xuất hóa đơn (chỉ lập chứng từ chi tiền hay giao nhận). Trường hợp giao kết hợp đồng bị từ chối, bên mất tài sản đặt cọc không phải xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc bằng tiền; phải xuất hóa đơn nếu tài sản là hàng hóa, hiện vật.
Tóm lại, tài sản đặt cọc cần lưu ý các vấn đề sau:
- Tài sản đặt cọc có thể bằng tiền hoặc hiện vật mà một bên giao cho bên kia để bảo đảm thực hiện hợp đồng (thỏa thuận bằng văn bản).
- Thời điểm giao tài sản đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải xuất hóa đơn (chỉ cần chứng từ chi tiền hoặc phiếu giao nhận tài sản).
- Bên vi phạm hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc bằng tiền; xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc bằng hiện vật.
- Bên vi phạm hợp đồng sẽ bị mất tài sản đặt cọc hoặc phải trả lại tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương ứng giá trị tài sản đặt cọc cho bên kia.
- Tài sản đặt cọc được ghi nhận vào thu nhập hoặc chi phí hợp lý của các bên tương ứng nếu giao kết, thực hiện hợp đồng bị từ chối.
Hướng dẫn hạch toán giao, nhận tài sản đặt cọc
Sau đây là một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tài sản đặt cọc được ghi nhận, tổng hợp theo 3 Chế độ kế toán: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành bởi Thông tư 200/2014/TT-BTC, Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC và Chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ ban hành bởi Thông tư 132/2018/TT-BTC.
+ Đối với Bên đưa tài sản đặt cọc:
- Khi đưa tài sản đặt cọc, kế toán ghi nhận bút toán sau:
Nợ TK 244 (nếu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 1386 (nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nợ TK 1318- Các khoản nợ phải thu khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
Có TK 111, 112, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Có TK 111, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Khi kết thúc hợp đồng, có thể nhận lại tài sản đặt cọc hoặc dùng tài sản đặt cọc thanh toán bên bán- bên nhận tài sản đặt cọc (nếu tài sản đặt cọc bằng hàng hóa thì phải xuất hóa đơn), kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 111, 3318, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
Có TK 244 (nếu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Có TK 1386 (nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 1318- Các khoản nợ phải thu khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Trường hợp bên đưa tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Kế toán ghi nhận bút toán sau:
Nợ TK 641, 642, ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 91122- Chi phí khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).
Có TK 1318- Các khoản nợ phải thu khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Trường hợp bên nhận tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, ngoài bút toán nhận lại tài sản đặt cọc như trên, bên đưa tài sản đặt cọc còn được thêm khoản tiền bồi thường tương ứng giá trị tài sản đặt cọc từ bên nhận tài sản đăt cọc theo quy định của pháp luật nếu không có thỏa thuận khác:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711 (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Có TK 91118- Thu nhập khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Khi nhận tài sản đặt cọc, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 111, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 3318 - Các khoản nợ phải trả khác (Nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
- Khi kết thúc hợp đồng có thể trả lại tài sản đặt cọc hoặc dùng tài sản đặt cọc cấn trừ công nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Nợ TK 3318 - Các khoản nợ phải trả khác (Nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 111, 112, 131, 152, 155, 156 ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Có TK 111, 1311, 1521, 1526 ... (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC).
- Trường hợp bên nhận tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, ngoài bút toán trả lại tài sản đặt cọc như trên, kế toán còn phải ghi nhận một khoản tiền bồi thường tương ứng giá trị tài sản đặt cọc, kế toán ghi:
Nợ TK 641, 642, ... (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Nợ TK 91122- Chi phí khác (nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 111, 112.
- Trường hợp bên đưa tài sản đặt cọc vi phạm hợp đồng, tài sản đặt cọc sẽ thuộc về bên nhận tài sản đặt cọc, kế toán ghi nhận bút toán sau:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Nợ TK 3318 - Các khoản nợ phải trả khác (Nếu theo Thông tư 132/2018/TT-BTC)
Có TK 711 (nếu theo Thông tư 200/ Thông tư 133)
Lưu ý: Nếu tài sản đặt cọc là vật tư, hàng hóa thì các trường hợp dùng tài sản đặt cọc để bù trừ công nợ, bên đưa tài sản vi phạm hợp đồng (mất cọc) tùy theo cách xuất hóa đơn của bên đưa tài sản đặt cọc mà kế toán còn phải ghi nhận thêm thuế GTGT (nếu có).
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng